合宿専門旅行会社が全国から大集結！
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夏休みに集中するのは部活やサークル、クラブの合宿。スポーツ系の合宿、文化芸術系の合宿、そして勉強系の合宿も行われています。
7月～8月に集中するのは学校が夏休みになるからで、合宿を兼ねた遠征試合や大会参加と合わせて練習のために行う場合などさまざまなケースが考えられます。
小学校や中学校、高校までは部活やクラブを担当する先生や保護者、監督などが合宿旅行を計画し、宿泊や交通手段の手配をすることがほとんど。大学生や専門学校生ならだれか幹事を拝命し、計画する場合もあるでしょう。
合宿の場合、実施時期が同じタイミングに集中しがちなので、準備期間や旅行計画の立て方など、注意点を含めてご紹介していきます。
実は1年前から予約が埋まっていることが多い合宿の宿！
毎年、同じ時期に部活の合宿を行っているという場合、同じ宿泊施設で貸切バスも同じ会社に送迎を頼んでいる、というケースがほとんど。帰り際に宿やバス会社に「また来年もよろしく！」と仮予約を入れてしまうことは決して珍しくありません。
中でも8月1週目の土日は全国から貸切バスが無くなる、といわれている超人気日。この日は合宿以外で旅行や送迎に貸切バスを使いたいといっても借りることができない超繁忙期といわれています。
何らかの事情でどうしても8月1週目の土日に合宿がしたい、という場合は、1年以上前から予約必須、というわけですね。
毎年、行き先を変えて実施している場合もやっぱり1年～半年前から準備すべき？！
8月1週目以外でも土日に合宿を考えているということなら、やはり最低でも半年以上前から準備はするべきです。平日ならまだしも、夏休みの土日は合宿以外にも家族などで旅行を楽しむ人が多くなります。
大勢で同時に移動する合宿旅行ですから、宿が早いタイミングで満室になってしまう恐れも。希望している行き先や合宿に必要な施設・設備が整ったところを抑えるなら、やはり早め、早めに行動がベストです。
小中高校生の部活やサークル、クラブの場合、顧問の先生や監督が主導権を握っている場合がほとんどです。そのサポートとして保護者が関わる、というのが通常の流れかと思われるので、やはり1年～半年以上前から準備し、監督や顧問の先生にお伺いを立てながら決めていく、ということになるでしょう。
部活やサークル、クラブ合宿幹事の準備スケジュール（～半年前）
幹事さんがやらなくてはいけない事項を、順を追って説明していきます。
1. 合宿に必要な施設・設備のある行き先を検討
部活・サークル・クラブの合宿で必要な練習施設、合宿の受け入れが可能な宿の選定は最も重要です。スポーツ系ならグラウンドや体育館、文科系なら稽古場や会議室などがあるかどうかがポイントに。
もし、交流試合などが予定されているなら、その交流先がある市町村で宿泊先などを確保する必要があります。宿泊先から練習場所までの交通手段を含め検討しましょう。
合宿に必要な条件が決まったら、その内容もとに旅行会社に相談。実際に下見することも可能ですので、半年以上前から準備を始めておきましょう。
また、合宿団体の受け入れを積極的に行っている自治体もたくさんあります。こういったところでは、合宿の補助金を用意している場合がほとんど。
少しでも費用を抑えて実施するなら、ぜひ補助金を用意している自治体での実施も検討してみましょう。
2. 合宿の「日程」を決める
部活・サークル・クラブ合宿は、前述したとおり夏休み7月末から8月末に集中します。ウインタースポーツ（スキー・スノボー）の場合は、春休み（2月～3月）に合宿を行う場合も。
監督や顧問の先生、保護者の付き添いがある場合、土日などに実施する場合が多いです。夏休みの土日に実施するなら、やはり1年前から予定を決めておくことをおすすめします。
監督や顧問の先生、保護者間でのやりとりに便利なのは情報共有アプリ（調整さん／LINEスケジュールなど無料アプリがあります）。みんなで予定を共有しながら早めに日程と参加人数を把握しておきましょう。
この場合、合宿の日程は第1～第3希望くらいまで決めておくようにします。 希望日に宿の予約や貸切バスの予約が取れない可能性もあるので、もう一度日程調整する手間を省きましょう。
3. 参加者の内訳と人数の把握
部屋数や利用する交通機関を決めるので、全体の人数だけでなく監督や顧問の先生は個室利用か、生徒は何人部屋か、付き添いの保護者も泊まるのか、というところまできちんと把握しましょう。
男○人、女○人と男女別にも人数確認を。男女相部屋は困りますよね。
宿泊施設によっては後から部屋数を追加するのが難しいので、この段階では人数を多めに見積もります。 参加する大まかな人数が分かったら、そこから合宿予算をどれくらいにするか見当を立てましょう。
貸切バス料金も値上げしているので、2泊3日の合宿なら1人あたり2万円〜3万円程度が相場です。
4. 旅行会社に見積りを取る
公共施設や体育館は、半年前から受付や抽選を行うところもあるので要注意。「団体旅行ナビ」には合宿手配に強い旅行会社が参加しています。
合宿受け入れに慣れている宿と繋がりがあるところも多いので頼もしい限り。
「いままでお願いしていたところから断られた」「プランや料金をしっかり比較してから決めたい」という場合、ぜひお任せください。
会議室や体育館などの利用の相談にもまとめて乗ってくれるので、日程や予算の要望を出せばそれを丸ごと実行できるプランを提案してくれます。
「団体旅行ナビ」を使えば、無料で旅行会社へ一括見積もりできるので、初めの一歩にぜひお試しあれ！！
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5．合宿先の下見をする
何度も訪れている場所ならOKなのですが、初めての行き先なら宿や利用予定の施設（グラウンドや体育館など）を含め、現地の様子を視察しておきましょう。会議室や施設を利用する場合、インターネット環境（Wi－Fi）やプロジェクターの有無なども確認したいもの。
合宿に必要な氷の調達や洗濯施設、コンビニ、病院など、現場に足を運ばなければわからないこともたくさんあります。旅行会社を通じて依頼すると、下見のサポートもしてもらえるので大助かりですね。
6. 大枠で合意できたら旅行会社と契約
前述したとおり、早い団体は1年前から予約をしています。行き先や日程をなるべく早く決めてとりあえずは予約をしてしまいましょう。
宿代やバス代のキャンセル料がかかり始まるのは、国内なら実施日の21日前まではかからないところがほとんど。それまでに参加人数や部屋割りなどを確定し、調整すれば問題ありません。
お願いする旅行会社にキャンセル料はいつから発生し、幾ら程度かかるのか、しっかり把握すること。もちろん参加メンバーにも、どのタイミングからキャンセル料が発生するかを知らせておきましょう。
契約に際し、支払い条件もしっかりと確認。全額事前に支払うのか、予約金として一部支払いでOKなのか、旅行会社とよく相談してください。
※団体旅行の場合、旅行会社との契約が「受注型企画旅行」となります。この場合、企画料はキャンセルがかかり始まる前でも支払いが発生しますのでご注意ください。
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部活やサークル、クラブ合宿幹事の準備スケジュール（～2ヶ月前）
1. 旅行会社と打ち合わせ、利用詳細決定
合宿の目的が練習であってもチームワークを高めるために、息抜きや親睦会は必要ですよね。また大学のサークルなどの場合、コンパを行うこともあるかと思いますので、会場や料理の準備も行います。（旅行会社に頼むとコンパ会場の手配もできます）
「団体旅行ナビ」を利用して合宿手配を行っている団体のプランを見てみると、BBQや海水浴、花火大会などを盛り込んでいるケースが多くみられます。
ハイキングなど、屋外でのイベントを企画しているなら、雨天時の場合の日程も決めておきましょう。
2. スケジュールの最終確認
参加人数を確定させて旅行会社に連絡します。人数の増減により、バスの大きさが変わる、部屋数が変わることもあるので、大幅に変更になる場合は、早めに相談しておきましょう。
「団体旅行ナビ」を使えば、宿や会議室などだけではなく、交通機関もまとめて予約！ 1つの窓口で全行程の予約が取れる、幹事さんの心強い味方です。
3. 集金、支払い
旅行会社への支払いは銀行振り込みが一般的です。 夏休みなど長期休暇に入ってしまうと集金の連絡が大変になるので、休み前にはお金は集めておきましょう。
それから注意点がもう1つ。 追加徴収は非難の的になります。少し多めに集金し、後から返金するようにして！ 事前に支払いを済ませておけば、当日持ち歩くお金が少なくなるので幹事としても安心です。
みんなの協力を得ながら、きっちり支払いを済ませてしまいましょう。
4. 部屋割りや座席決め
宿泊施設の部屋割りや交通機関（貸切バスや電車）の席順、メンバーの役割分担などを決めておきます。小型のマイクロバスを利用する場合は荷物の量に注意！
荷物室がないため、キャスターバッグが人数分ある、部活で使う道具がある、という場合は載せられない可能性も。生徒はマイクロバスで移動し、荷物は保護者や監督が車を出す、という方法もあるので、よく検討しておきましょう。
中型バスや大型バスはトランクルームが付いているので、よほど荷物が多くならない限りは載せられると思います。こちらも事前に旅行会社を通じて相談してくださいね。
5. 旅程の決定（情報収集／しおりの作成）
合宿経験者たちは、「スケジュールはアバウトではなく、事細かく具体的に立てた方が良い」と言います。
合宿では、想定外の出来事がたくさん。 大人数で行動するということもあり、集合時間や集合場所はみんなに周知させることが大切です。
合宿の「しおり」には・・、
- 参加者の名前（部屋番号や役割分担）
- スケジュール
- 持ち物
- 各施設の住所や連絡先／緊急連絡先
といったことを書き込みます。 この他にも、現地の医療機関やコンビニの場所なども盛り込んでおくと便利です。
部活やサークル、クラブ合宿幹事の準備スケジュール（1ヶ月前～）
1. 合宿に持って行くものを準備
個人で持って行くものの他に、部活・サークル・クラブ全体で必要なものをリストアップしておきます。
ゴルフやスキー・スノボー、ロードレースなどの場合は使う道具・自転車が貸切バスに乗り切らない場合が多々あるので、あらかじめ宅配便で送っておくのも1つの手です。（宅配の手配は基本的に自分たちで行うことになります）
2. 旅行保険への加入
保険への加入は任意ですが、万が一の場合に備えて入っておくことをオススメします。 値段は大体300円程度。
旅行会社によっては、すでにプランに含まれている場合もあるので確認してみてください。
3. 旅行会社との最終確認（チケット等の確認）
参加人数に変更が生じた場合は、早めの連絡を。利用日に近づくほど、キャンセル料は高くなります。
確認と共に、宿泊施設のアメニティーや利用施設の設備（シャワーや冷蔵庫など）を問い合わせておくと、役に立ちますよ。
部活やサークル、クラブ合宿幹事の準備スケジュール（当日～終了）
1．旅程やお金の管理
宿では、みんなから集めたお金はフロントに預けておくと安心です。 外出する際は、肌身離さず。
集金したお金は、自分の財布とは別の入れ物での管理が鉄則！！
2．報告書（レポート）の作成
来年の合宿幹事さんたちに、今回の失敗点や成功の秘訣を伝えましょう。
部活やサークル、クラブ合宿幹事さんまとめ
合宿など大人数を引率していく旅行は本当に大変。幹事を引き受けた方は大変な労力が必要です。
監督や顧問の先生との折衝や他の保護者の方からの意見や希望などもたくさん寄せられることでしょう。合宿幹事は普通の旅行とはかなり異なり、一般の旅行会社ではうまく取り扱えない場合も。
そんな時は合宿旅行手配に慣れているプロに任せてしまうのが一番です。合宿旅行専門の会社を上手に使って幹事の荒波を乗り越えましょう。
その先には、今までに体験したことのないような、達成感が待っていますよ！！
部活ごとの情報については下記のページを参考になさってください。
【スポーツ系合宿】
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【文化・勉強系合宿】
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