会社が主催して行う旅行イベントとして代表的なものは、社員旅行・慰安旅行・研修旅行・視察旅行でしょうか。それぞれ実施する目的は違いますが、社員が参加し、会社の業務の一環として実施するという点では同じように感じてしまいます。
しかし、その費用を経費として精算する場合、大きな違いがあります。今回は社員旅行・慰安旅行の経費精算や勘定科目など、経理的な処理について解説していきたいと思います。
社員旅行と慰安旅行の違いとは？経費処理に違いはある？
社員旅行と慰安旅行の違いとは何でしょうか。
慰安旅行の「慰安」ということばの意味は“労をねぎらうこと”。つまり、日ごろ貢献してくれている社員（職員・従業員）やスタッフ、仲間に対し、その頑張りや成果をねぎらうために旅行に行く、という意味になります。
「慰安旅行」は職場を離れた仲間同士や町内会、スポーツチーム、サークルなどでも行われます。実施目的が“慰安”であれば、社員旅行も慰安旅行の中に含まれるといってもいいかもしれません。
かつての社員旅行は実施目的が「慰安」であることがほとんどで、実質的には「社員旅行＝慰安旅行」と考えられてきました。しかし、最近では単なる「慰安」目的の社員旅行が敬遠される傾向に。
最近の社員旅行は慰安目的から「研修」「視察」「社会貢献」など、多彩に変化してきています。
ちなみに社員研修を兼ねた旅行の場合、経費計上はどのようにしたらよいのかは以下の記事を参考になさってください。
社員旅行の場合、会社が福利厚生として行う場合、節税になるというところが大きな違い。そして福利厚生費として認められるにはいくつかクリアしなければならない条件があります。
社員旅行・慰安旅行の意味と違いまとめ
- 「慰安」は労をねぎらうという意味
- 慰安旅行は会社以外の団体（町内会や自治会、スポーツチーム、趣味のサークル、友人同士など）でも行われる
- 「慰安」目的で実施される場合は、社員旅行も慰安旅行の一部
- 社員旅行は条件付きで福利厚生費として経理処理可能
社員旅行が福利厚生費として認められる条件とは？
社員旅行の費用は、会社の意思決定として実施される場合であれば、原則的に法人側は経費として認められ（節税になる）、経理の勘定科目は「福利厚生費」となります。
ここで注意しなければならないのは「福利厚生費」は原則的に給与となり、社員・職員側には所得税が課せられます。ただし、給与（賞与）とみなされないものとして、例外がある（非課税になる）ということです。
以下のような場合は給与とはみなされず従業員側に所得税（非課税）がかかりません。
1．永年勤続した役員・従業員の表彰として旅行や観劇等に招待する、記念品を授与するなど
引用元：国税庁ホームページより抜粋
2．会社の周年記念で記念品を授与する
3．社員向けに行うレクリエーション（会食、旅行、演芸会、運動会等の費用を負担する）
また、社員旅行に関しては以下の条件付きで所得税がかからないものとして認められます。
1．旅行期間が4泊5日以内であること（海外の場合は現地での滞在が4泊5日以内）
引用元：国税庁ホームページ「従業員レクリエーション旅行や研修旅行」より
2．旅行参加者が全体の人数の50%以上であること
3．会社負担が社会通念上一般的であること（これまでの事例で10万円未満なら認められる可能性が大）
社員旅行を経費にできる条件まとめ
- 社員旅行が会社の行事として実施されるなら経費（福利厚生費）として計上でき、会社側は節税になる
- 社員旅行に対する会社の負担が社会通念上一般的であれば所得税も非課税にできる（4泊5日以内で10万円未満、参加者50%以上などの条件あり）
社員旅行に参加しても所得税がかからない条件、もう少し詳しく
そもそも「社員旅行に行きたくない」「社員旅行があるから会社を辞める」という意見が圧倒的になりつつ現代。行きたくもない社員旅行に参加して、さらに所得税が取られるとなっては納得できません。
会社としては経費計上でき、従業員側は非課税となる条件をきちんと守るのはとても大切なポイントです。以下、具体的な境目をご紹介しましょう。
国内旅行は4泊5日以内、海外ならハワイ4泊6日ぐらいまでが妥当
国税庁の事例を見てみると、旅行期間は4泊5日以内であること。海外の場合、外国滞在日数が4泊5日以内であり、機内泊分は含まれません。
社員旅行で人気の行き先であれば、グアム、台湾、韓国、ハワイ。ハワイであれば、機中泊を含め充分楽しめますね。
参加者50%以上にはアルバイトも含まれる？
社員旅行への参加者が全体の50%以上という条件には、正社員以外にも契約社員やアルバイト等も含まれます。つまり、社員が10名でアルバイトが30名という場合は、20名以上の参加が必要、ということになります。
しかし、正社員とは異なる勤務体系（週2～3日勤務など）であれば含めて考えなくてもよいとされているようです。
支店や営業所、工場ごとに別々で実施する場合もそれぞれ50%以上の参加が必要です。
「社会通念上一般的な」社員旅行とは？
国税庁のホームページに記載されている事例を見ると、3泊4日の社員旅行で旅行費用は15万円（うち従業員は7万円負担）。参加者割合は100%という場合は非課税として認められるとあります。
4泊5日、旅費25万円（うち従業員は10万円負担）、参加者割合100%も同様に非課税。
しかし、旅行期間が5泊6日以上や全社員の30%ぐらいしか参加しない、会社負担額が10万円以上という場合は注意が必要（認められないことが多い）となります。
社員旅行で所得税がかからないようにする条件まとめ
- 非課税となる旅行日数、会社負担額、旅行参加率の条件を守る
- 参加者には契約社員やアルバイトも含まれるが、勤務体系が正社員と異なる場合は含める必要がないといわれている
社員旅行にかかる経費で「福利厚生費」にできないもの、家族同伴や現金支給など
例えば、小さな店舗や工場の場合、家族経営というところも多くあります。家族ぐるみの付き合いがあり、職場旅行のついでに家族旅行をと考えるのは当然のこと。取引先やフランチャイズ等で販売店従業員を招待して社員旅行というケースもあります。
また、社員旅行に参加しない社員（職員）に対し、同じ金額を現金支給したらどうなるのか？
「福利厚生費」として計上できないパターンについて解説します。
社員旅行に家族を同伴する場合は、家族分が給与扱いになる
「家族＝従業員」であれば問題なく参加でき、経費として処理することは可能。
しかし、勤務実態がない場合は、原則的に家族分は給与扱いとなり、個人に課税されます。社員以外が社員旅行に参加することはできますので、実費で旅行費用をもらっておけば面倒なことになりません。
この場合、必ず実費でもらったことを証明できるように領収書の発行を忘れずに。
社員旅行に取引先等を同伴する場合は、接待交際費になる
取引先や関連会社など、別の組織に所属している方を同伴する場合は、「福利厚生費」ではなく「接待交際費」として扱うことが可能。
実費として旅費を徴収する場合は、家族同伴同様、領収書を発行して控えを保存しましょう。
社員旅行に不参加の社員に旅費分をお金で払うと課税される
社員旅行にどうしても参加できない社員に対し、金銭で旅費を支払うという条件を付けてしまうと「給与所得」とみなされ課税対象となります。さらに、社員旅行自体も福利厚生費として計上できなくなるので要注意。
現金でなくても旅行クーポンや商品券など換金性の高いもので渡した場合も同様です。
ただし、勤務上どうしても参加できない事態が発生（宿直など）した場合は、旅費分の返金が認められる場合がありますが、受け取った社員は給与所得として課税対象になります。
また、社員旅行のために旅行積立を給与天引きでしていた場合、自己都合で不参加になり、旅費分を返金しても給与課税とはならないそうです。「預かっていたお金を返金した」とみなされるためです。
役員だけや一部の社員だけが参加するなど、従業員の「慰安」目的から逸脱する場合
会社役員のみが参加する慰安旅行や一部の社員だけが出かける社員旅行は福利厚生費として認められません。参加者を限定した時点で「役員賞与」や「給与」として課税対象になります。
社員の慰労が目的となっていない旅行プランの場合、認められないケースも。例えば、行程のほとんどがゴルフしかやらないという場合、認められないケースがあるそうです。
「福利厚生費」とは、従業員の慰安や医療、衛生などを目的として事業主が支出した費用のことをいいます。ゴルフをすることで健康増進という側面もあると思いますが、これまでの事例として認められないことが多いのでご注意を。
フリーランスや従業員がいない場合は？
会社組織になっていないフリーランス、1人社長（従業員がいない）場合は、そもそも経費（福利厚生費）として計上できません。
社員旅行で福利厚生費として認められないケースまとめ
- 勤務実態のない家族同伴の場合、経費にできない（実費でもらうか、給与として課税）
- 参加しない社員にお金（換金性の高い商品券なども同様）で旅費分を支給すると、社員旅行全体が福利厚生費として計上できなくなる
- 旅行積立として給与天引きにしていた分を不参加者へ返金する場合は給与課税にならない
- 役員だけ、一部の社員だけというように参加者を限定した場合は、給与として課税対象になる
- 従業員の慰安目的から外れた旅行プランの場合は、福利厚生費と認められない場合がある
- 会社組織でない場合（フリーランスなど）は福利厚生費として計上不可
社員旅行を「福利厚生費」に計上するポイント
旅行プランや見積りなどを旅行会社から取り寄せ、経費計上できる条件をクリアできる内容であれば後は楽しむだけ。以下のような出費は経費として認められます。
- 往復の交通費
- 旅館ホテルなどの宿泊費
- 食事代
- 国内旅行保険
- 観光施設への入場料、アクティビティの参加費など
社員旅行にかかった経費を福利厚生費として計上するために重要なのは、旅行費用請求書、領収書、明細書、パンフレット、写真、日程表などを証拠資料として必ず保存しておくことです。
また、社員旅行とはいえ、実質的に各自がバラバラに行動するフリープランだったという場合、プライベートな旅行とみなされる場合があるので要注意です。
海外旅行の場合、パスポートの取得が必要になりますが、その費用は経費として認められないことがほとんど（業務上どうしても必要と認められない場合）。個人的なお土産代などもそうです。
しかし、宴会やパーティで開催する「ビンゴゲーム」景品などはレクリエーション費用として認められるので詳しくは税理士などに相談しておくといいでしょう。
社員旅行・慰安旅行は「福利厚生費」として経費計上可能！
社員旅行は従業員の慰安を目的に実施した場合、福利厚生費として経費計上可能であるということがわかりました。この定義からすると、税務上は「社員旅行＝慰安旅行」とした方がスムーズということになります。
しかし、従来通りの「温泉宿泊・夜は宴会」といったプランでは、参加する社員のテンションも下がりがち。経理上は「慰安目的」で実施する旅行であっても内容自体は、「参加して良かった」と思えるようなものにしたいですね。
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